タスク
タスクは、ワークスペースで継続的に推進する必要がある目標や課題を記録し、関連する会話や成果物を同じ作業コンテキストにまとめるためのものです。人とAgentが共有するビジネスコンテキストを構築し、AIがビジネスを理解して行動し、成果を継続的に蓄積できるようにします。
対象読者：ワークスペース内のタスク参加者。
検索キーワード：Task、Issue、タスク、進展、関連会話。
タスクの作成と検索
ビジネス目標を継続的に推進する、課題を追跡する、または各段階の成果をまとめる必要がある場合は、タスクを作成できます。一時的なやり取りだけが必要な場合は、会話を直接使用できます。タスクは目標、進展、成果を整理し、会話は具体的な議論と実行に使用します。
- 対象のワークスペースに切り替えて「タスク」を開き、「新規タスク」をクリックします。
- 「タイトル」と「目標と説明」を入力します。説明には、解決したい課題、期待する結果、必要な背景を明記することをお勧めします。必要に応じてタグを追加し、複数のタグはカンマで区切ります。
- 個人スペースで新規作成する場合は、デフォルトで自分が担当者になるため、担当者を選択する必要はありません。共有スペースではデフォルトの担当者は自分ですが、他の有効なスペースメンバーを選択したり、共同作業メンバーを追加したりできます。
- 「保存」をクリックします。作成に成功すると、タスクが現在のスペースのリストに表示され、タスク番号が付与されます。初期ステータスは「進行中」です。
リストでは、タイトルまたは説明で検索したり、ステータスや担当者で絞り込んだりできます。また、カードビューとリストビューを切り替えることもできます。デフォルトではアーカイブされていないタスクが表示されます。アーカイブされた内容を探すには、ステータスの絞り込みで「アーカイブ済み」を選択します。タスクをクリックすると詳細が開き、「進捗」「関連会話」「ファイル」「操作ログ」をそれぞれ確認できます。スペース全体の作業状況を確認するには、スペースの概要を参照してください。
タスクの管理と共同作業の権限
タスクカードまたはリストの行の「その他の操作」で「タスクを編集」を選択すると、権限に応じてタイトル、目標と説明、タグ、担当者、共同作業メンバーを変更できます。保存後は最新の詳細が適用されます。各タスクには現在の担当者が1人おり、共同作業メンバーは複数人設定できます。担当者と新たに追加する共同作業メンバーは、現在有効なスペースメンバーである必要があります。
共有スペースでは、タスクはすべての有効なスペースメンバーに表示されます。下表の「タスク管理者」とは、タスクの作成者、現在の担当者、およびスペースのオーナーまたは管理者を指します。1人が複数のロールを同時に持つこともあります。
| 操作 | 操作できるユーザー |
|---|---|
| タスクの閲覧、検索、新規作成 | 現在有効なスペースメンバー |
| 進展、メモ、添付ファイルの追加、タスクのステータスの更新 | タスク管理者または共同作業メンバー |
| タイトル、説明、タグの変更、共同作業メンバーの管理、アーカイブまたは復元、ファイルの関連付けの解除 | タスク管理者 |
| 担当者の変更 | タスクの作成者、またはスペースのオーナー、管理者 |
| タスクから会話を開始、またはタスクを自分の会話のメインタスクに設定 | 現在の担当者または共同作業メンバー |
管理権限は会話の関連付け権限と同じではありません。作成者やスペース管理者であっても、現在の担当者でなく、共同作業メンバーにも追加されていない場合は、管理者という立場だけでそのタスクを関連付けることはできません。メンバーがスペースから退出した後も履歴は保持されますが、過去のロールによって引き続きスペースへのアクセス権限が付与されることはありません。スペースメンバーとロールを調整するには、新しいスペースを参照してください。
会話でタスクを推進する
タスクから会話を開始する
- アーカイブされていないタスクの詳細を開きます。現在の担当者または共同作業メンバーとして、「会話を開始」をクリックします。
- デフォルトでそのタスクに関連付けられた空の新しい会話が開きます。現在のスペースとタスクを確認し、必要に応じてAgentを選択して、今回議論または実行したい内容を入力します。
- 最初のメッセージを送信します。会話が作成されて送信が受け付けられると、メインタスクの関連付けが保存されます。空の会話を開いただけでは、実行が開始されたことにはなりません。
メインタスクは、現在どのビジネス目標に沿って作業しているかをAgentに伝えるものです。タスクに関連する作業を処理する際、Agentは必要に応じて目標、進展、添付ファイルなどのコンテキストを読み取ります。関連付け自体によって会話の内容が自動的に公開されることはなく、Agentにステータス、担当者、共有の進捗を変更する権限が付与されることもありません。具体的な会話の操作については、会話を参照してください。
メインタスクの関連付け、切り替え、解除
通常の新しい会話では、入力エリアの「タスクを選択」から現在のスペースのタスクを選択できます。既存の会話では、「タスク」サイドバーで「タスクを関連付け」をクリックします。候補には、現在のスペースで自分が担当者または共同作業メンバーとして参加している、アーカイブされていないタスクのみが表示されます。
1つの会話に同時に設定できるメインタスクは1つだけです。関連付け済みの場合は、「タスクを切り替え」をクリックして対象を変更するか、「メインタスクを解除」をクリックして関連付けを解除できます。操作が成功したら、表示されたタスク番号とタイトルを確認します。会話が実行中、キュー待ち、またはユーザーの応答待ちの場合は、現在の実行を終了してから切り替えまたは解除を行う必要があります。
メインタスクを切り替えたり解除したりしても、既存の会話履歴は削除されず、過去のコンテキストがクリアされるわけでもありません。以降の作業では、現在の関連付けがデフォルトの対象になります。関連付けを解除しても、それまでにタスクに保存された進展やファイルは削除されません。
会話のプライバシー：タスクの「関連会話」には自分の会話のみが表示されます。タスクを共有しても、すべての参加者のチャット履歴が共有されるわけではありません。他のメンバーは、タスクを閲覧できるというだけで、あなたの会話のタイトルや本文を見ることはできません。結論を共有する必要がある場合は、公開に適した内容を別途タスクに記録し、ファイルは明示的な公開操作によって共有してください。
進展の記録と履歴の確認
- アーカイブされていないタスクを開き、「記録 / 添付ファイルを追加」をクリックします。カードまたはリストの行の「その他の操作 → 進捗を追加」から開くこともできます。
- 内容を入力し、必要に応じてタイトルを入力して記録の種類を選択します。段階的な進展を記録する場合は、明示的に「進展」を選択します。背景や説明を補足する場合は「メモ」を、URLを保存する場合は「リンク」を選択できます。
- 必要に応じて添付ファイルを追加し、「追加」をクリックします。保存に成功したら、「進捗」で記録を、「ファイル」で添付ファイルを確認します。
記録の種類のデフォルトは「自動識別」です。内容が1つのHTTP(S)アドレスのみの場合はリンクとして、それ以外のテキストはメモとして保存されます。システムがテキストの意味だけを根拠に、自動的に進展と判断することはありません。種類を手動で選択した場合は、その選択が優先されます。タイトルは空欄でもかまいません。添付ファイルのみを追加する場合は本文を入力しなくてもよく、その場合はファイルが関連付けられるだけで、空の記録は作成されません。
権限のある手動記録で「記録を編集」をクリックすると、種類、タイトル、内容を変更できます。記録の作成者は自分の記録を、タスク管理者は手動記録を編集できます。タスクがアーカイブされた後は編集できません。記録が他のユーザーによって更新された場合は、まず自分の変更内容を控えてから、最新の内容を再度読み込んで確認してください。直接上書きしないでください。
「進捗」には進展、メモ、リンクがまとめて表示され、「操作ログ」にはステータス、共同作業メンバー、ファイルの関連付けなどの変更が記録されます。共有スペースの操作ログには操作者も表示されます。システムの操作ログを手動記録として編集することはできません。チャットでの結論を共有の事実として蓄積する場合は、まず公開に適した内容を整理してから、タスクに追加してください。
ファイルと成果物の関連付け
ローカルファイルまたはスペースアセットを追加する
タスク管理者と共同作業メンバーは、アーカイブされていないタスクに添付ファイルを追加できます。「記録 / 添付ファイルを追加」で「ローカルアップロード」または「スペースアセットから選択」を選択し、「追加」をクリックします。ローカルファイルは、まずスペースアセットとしてアップロードされてから現在のタスクに関連付けられます。1ファイルあたりのサイズは50 MBまでです。共有スペースでアップロードされたファイルはスペースアセットに属し、会話内の個人的な資料ではなくなります。
既存のファイルを関連付けるだけの場合は、タスク詳細の「ファイル」を開いて「スペースファイルを関連付け」をクリックし、現在のスペースで利用可能なファイルを選択して確定することもできます。完了後、「ファイル」タブに該当する添付ファイルが表示されます。利用可能なファイルをクリックすると内容を確認できます。
会話の成果物を公開してタスクに関連付ける
会話で生成されたファイルは、ファイルの公開メニューから明示的に共有する必要があります。現在の会話が、あなたに貢献権限があり、アーカイブされていないタスクに関連付けられている場合、公開ダイアログでは「添付ファイルとして『タスクのタイトル』にも関連付ける」がデフォルトでオンになっています。オフにすると、ファイルのみを公開できます。公開を確定する前に、対象のスペース、ファイルの内容、タスクを確認してください。
公開と関連付けに成功すると、ファイルはスペースアセットになり、同時にタスクのファイルリストにも表示されます。ファイルは共有されたが関連付けられていないと表示された場合は、「関連付けを再試行」で関連付けを補完してください。同じファイルを再度公開する必要はありません。会話の成果物の具体的な使い方については、会話を参照してください。
関連付けの解除：タスク管理者は、ファイルの行の「その他の操作」で「関連付けを解除」を選択できます。これはファイルと現在のタスクの関係を削除するだけで、スペースのファイルは削除されず、共有済みのファイルが非公開に戻ることもありません。共有する前に、内容がスペースメンバーの閲覧に適しているかを確認してください。
完了、アーカイブ、よくある質問
タスクのステータスは「進行中」「一時停止中」「完了」の間で更新できます。目標を達成したら、まず結論と関連する成果を記録してから、ステータスを「完了」に設定します。完了ステータスでも引き続き内容を追加できます。
日常的なフォローが不要になったら、タスク管理者は「その他の操作 → タスクをアーカイブ」でタスクをアーカイブできます。アーカイブされたタスクは読み取り専用になり、デフォルトのアーカイブされていないタスクのリストにも表示されなくなります。引き続き推進する必要がある場合は、「アーカイブ済み」で絞り込み、「タスクを復元」を選択します。復元後はアーカイブ前のステータスが保持され、権限のある操作が再び可能になります。
タスクを閲覧できるのに、編集や会話の開始ができないのはなぜですか？閲覧、貢献、管理、会話の関連付けはそれぞれ異なる権限です。まず、担当者、共同作業メンバー、タスク管理者のいずれかであるかを確認してください。特に会話を開始または関連付けるには、現在の担当者または共同作業メンバーである必要があります。あわせて、タスクがアーカイブされていないかも確認してください。
関連付けの候補に特定のタスクが表示されないのはなぜですか？現在のスペースが一致していること、タスクがアーカイブされていないこと、自分が担当者または共同作業メンバーであることを確認してください。既存の会話の実行がまだ終了していない場合も、メインタスクを切り替えることはできません。
保存時にタスクまたは記録が更新されたと表示された場合はどうすればよいですか？まだ保存していない変更内容を控えてから、最新の内容を再度読み込んで比較し、残す必要がある変更を提出してください。
添付ファイルのアップロードに成功したのに関連付けられていない場合はどうすればよいですか？表示に従って未完了の関連付けの手順を再試行し、「ファイル」で結果を確認してください。アップロードの成功を、タスクへの関連付けの成功と同一視しないでください。ファイルが利用不可と表示される場合は、スペースのファイルがまだ存在するか、現在のアクセス権限を確認してください。
- やり取りを通じてタスクを推進する、または処理過程を補足する：会話。
- スペース内の全体的な作業状況を確認する：スペースの概要。
- 決まった作業を繰り返し実行する：自動化。
- スペースメンバーと権限の設定を確認する：新しいスペース。
所属ディレクトリ：ワークスペース。上記の関連ページから直接読み進めることもできます。